Версия для слабовидящих
Для учета движения наличных денежных средств в кассе организация, ндивидуальный предприниматель должны вести Кассовую книгу.
О том, как следует вести указанную книгу, читайте в настоящей статье.
Для начала отметим, что Центральным банком Российской Федерации от 12.10.2011 г. N 373-П утверждено новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее – Положение N 373-П). Данное Положение действует с 01.01.2012 г. и распространяется на:
– юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации);
– юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения.
При этом юридическим лицом признается организация, которая имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде (далее – организация). На это указывает статья 48 ГК РФ.
Кроме того, Положение N 373-П распространяется на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее – индивидуальные предприниматели).
Получатели бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег должны руководствоваться Положением N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
Не распространяется Положение N 373-П на физических лиц.
Таким образом, с 01.01.2012 г. соблюдать порядок ведения кассовых операций, определенный Положением N 373-П, в том числе порядок ведения Кассовой книги, должны организации и индивидуальные предприниматели.
Прежде чем рассмотреть порядок ведения Кассовой книги необходимо сказать, что указанная книга является регистром бухгалтерского учета. Ее форма (форма N КО-4) утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации”. Цифровой код названной формы соответствует Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, что установлено пунктом 1.7 Положения N 373-П.
Кассовая книга предназначена для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег (пункт 5.1 Положения N 373-П).
Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо этого регистра должен вести свою Кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им.
Напомним, что платежный агент осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 г. N 103-ФЗ “О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами”, банковский платежный агент (субагент) – в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 г. N 161-ФЗ “О национальной платежной системе”.
Согласно пункту 2.5 Положения N 373-П Кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее – технические средства).
Если Кассовая книга ведется с применением технических средств, то должна обеспечиваться сохранность содержащихся в указанном документе данных на электронном носителе информации, и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.
Нумерация листов Кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, должна осуществляться автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Лист Кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, должен распечатываться на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.
Распечатанные на бумажном носителе листы Кассовой книги должны подбираться в хронологической последовательности, брошюроваться по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Если же Кассовая книга оформляется на бумажном носителе, то до начала ее ведения листы должны быть сброшюрованы и пронумерованы.
Заверительная надпись о количестве листов Кассовой книги должна подписываться руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера – только руководителем и скрепляться оттиском печати организации, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.
Контроль за ведением Кассовой книги должен осуществлять главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель (пункт 2.6 Положения N 373-П).
На основании пунктов 5.2, 1.6 Положения N 373-П записи в Кассовой книге должны осуществляться по общему правилу кассиром или иным работником, определенным организацией, индивидуальным предпринимателем из числа своих работников (далее – кассир).
При этом записи в книге должны быть произведены по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Напомним, что для приходного кассового ордера и для расходного кассового ордера установлены специальные формы 0310001 (форма N КО-1), 0310002 (форма N КО-2), которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 г. N 88 “Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации”.
В силу пункта 5.3 Положения N 373-П кассиру следует сверить данные, содержащиеся в Кассовой книге, с данными кассовых документов (с приходным кассовым ордером, с расходным кассовым ордером), после чего вывести в книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставить подпись.
Согласно пункту 5.4 Положения N 373-П также сверить данные в Кассовой книге с данными кассовых документов должен главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, и после сверки поставить свою подпись.
Обратите внимание, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в Кассовую книгу не осуществлялись, то остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. На это указывает пункт 5.5 Положения N 373-П.
Необходимо сказать, что если в составе организации имеется обособленное подразделение, для совершения операций которого компанией в кредитной организации или Центральном банке Российской Федерации открыт банковский счет, то указанное обособленное подразделение само оформляет свои кассовые операции, составляя приходные и расходные ордера, регистрируя их в Кассовой книге.
При этом после выведения в Кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня данное обособленное подразделение должно передать лист Кассовой книги за этот рабочий день в организацию не позднее следующего рабочего дня, что установлено пунктом 5.6 Положения N 373-П.
Если Кассовая книга оформляется на бумажном носителе, то обособленным подразделением должен передаваться отрывной второй экземпляр листа Кассовой книги, а если же Кассовая книга оформляется с применением технических средств, то подразделением должен быть передан в организацию распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа этой книги.
Обратите внимание, что передача обособленным подразделением листа Кассовой книги в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. Но в этом случае передача листа Кассовой книги на бумажном носителе должно осуществляться в соответствии с правилами документооборота, утвержденными организацией.
В заключение хотелось бы отметить, что Кассовая книга должна храниться организацией, индивидуальным предпринимателем в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Об этом сказано в пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Федеральный закон N 129-ФЗ).
При хранении Кассовой книги должна обеспечиваться ее защита от несанкционированных исправлений (пункт 3 статьи 10 Федерального закона N 129-ФЗ). Исправление ошибки в книге должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание Кассовой книги является коммерческой тайной (пункт 4 статьи 10 Федерального закона N 129-ФЗ).
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в этой книге, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Обратите внимание!
Федеральный закон N 129-ФЗ с 01.01.2013 г. утрачивает силу в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Федеральный закон N 402-ФЗ).
Исходя из положений “нового” федерального закона следует, что Кассовая книга подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (статья 29 Федерального закона N 402-ФЗ).
В Кассовой книге не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанной книги (пункт 8 статьи 10 Федерального закона N 402-ФЗ). Исправление в книге должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данной книги, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Заметим, что в Федеральном законе N 402-ФЗ отсутствует утверждение о том, что содержание регистров бухгалтерского учета (в нашем случае содержание Кассовой книги) является коммерческой тайной. Кроме того, в пункте 11 статьи 13 Федерального закона N 402-ФЗ сказано, что в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны. Таким образом, можно сделать вывод о том, что содержание Кассовой книги с 01.01.2013 г. больше не будет являться коммерческой тайной.
Обратите внимание!
Неведение Кассовой книги, а также ненадлежащее ее оформление может стать основанием для привлечения организации, индивидуального предпринимателя к административной ответственности в соответствии со статьей 15.1 КоАП РФ. При этом размер штрафных санкций для организации может составить от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц этой организации – от 4 000 до 5 000 руб. Для индивидуальных предпринимателей согласно статье 2.4 КоАП РФ объем штрафных санкций может составить ту же сумму, что и для должностных лиц организаций (Письмо Банка России от 15.02.2012 г. N 36-3/25, Письмо ФНС Российской Федерации от 21.12.2011 г. N АС-4-2/21794@ “О вступлении в силу нового порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации”).
Отсутствие Кассовой книги в организации может привести и к налоговой ответственности по статье 120 НК РФ. Однако следует отметить, что, по мнению ФАС Северо-западного округа в Постановлении от 29.07.2010 г. по делу N А56-33884/2009, налоговый орган может привлечь к ответственности, если у налогоплательщика нет Кассовой книги. Если же Кассовая книга есть, но ведется она неправильно или с нарушениями Положения N 373-П, то к налоговой ответственности организацию привлечь нельзя.
Соловейчик С.Ф.